Tuesday, May 10, 2005
企劃書撰寫的技巧說明
企劃書撰寫技巧(基本格式的內容說明)
每個案件的提案架構都不盡相同原因無外乎是報告的對象和企劃書的種類所牽引，但在企劃書的架構上卻是大同小異，因此為了要學習企劃書的撰寫方法，先從企劃書的製作檔案格式著手，似乎是個不錯的手段。
一份企劃書的撰寫，不只是將應說明的事項條列式的整理在紙張上即可，而是應該有系統、有架構的漸進式的陳述要表達的資訊，於是應該採用商業文書的方式來進來處理，因此就可以得到某一特定的模式，甚至是一些最基本的項目也都是顯而易見的，這就是我們要尋找的企劃書的架構了。
商業文書有別於一般的文章，是因為一般的文章書寫的計巧通常為「起」＞「承」＞「轉」＞「合」。但是商業文書則需要先「合」，再來是「起」，最後才是「承」；也就是一開始就要先寫出結論出來，這便是製作商業文書的不二法則。
再者，運用5W1H的原則在企劃書中，讓讀者在閱讀企劃書過程中，解答心中可能的各項疑問；所謂5W1H係指What(那是什麼)、When(何時)、Where(何地)、Who(誰)、Why(為什麼)、How(如何進行)的縮寫。這本來是用來撰寫新聞稿的基本方式，如今也成為了現在商業文書的製作基本要領。如果製作一份企劃書能謹記這兩點的要求，也就算是及格了。
以下就依據企劃書的架構，逐一的說明解釋其內容，提醒同學製作企劃書內容的方法：
一．前言：
此為包含企劃時的構想、提案主旨、在提案時的內容概要、提示結論的頁面等等
二．背景：
記述達成提案的背景(證據、資料、相關記事等等)的頁面。
運用圖解表示或附加上圖表，盡可能地蒐集理論性的、可說服對方的資料，達到幫助對方理解的效果。
在這裡還是希望能夠擁有客觀性的資料，快速製作提案書時，這裡也最可能成為瓶頸。平日就要蒐集和整理資料的習慣，儘早進行資料彙整，由於主題的關係而無法、或沒有時間蒐集到客觀的資訊時，也可將主觀的資料加以加工擷取，可做為「公司內部的調查」等等。
三．目的：
描繪採用此提案後的黃金印象。
繪圖或是圖表也很有效果。
小心謹慎的撰寫「前言」、「背景」、「目的」，若沒有經敘述和引言，讓讀者產生興趣，更糟的是內容的說明又毫無邏輯可言的話；很可以在讀者看還未完之前，就先遭到擱置和被否決的命運。因此即使接下的構想非常有趣，也會產生不被採用的可能性，應該在這幾個階段中做好確認的工作。
四．構想：
這個提案若以一句話來說明的話，會是什麼？以及說明如同文字一言以蔽之的概念為何的一頁。
在這個階段是提出創意、整個提案書的精神所在。以圖表示也很有效果，或是以樹狀圖、視覺設計表達皆可。總之使對方最容易理解的方法為優先。
「前言」、「背景」、「目的」、「構想」，上述的架構一般以邏輯性的內容來書寫。但是偶而也會有不同的，要根據情況來變通，而在這個階段產生偏離主題的想法，經判斷後可能會與原架構產生衝突，就必須將「前言」、「目的」、或「背景」的架構重新來書寫了。總之，在「構想」這部份很重要，所以請不要受前後關係所影響，應該寫出或做出更具創意和敏銳的想法出來。
此階段為書寫格式中的第四部份，可是我們在製作過程中也有許多例子是從「構想」開始思考。最初思考成為「構想」的「體裁」，然後再全體架構一起決定的話，後續就比較不會偏離，因此在各位讀者還沒有培養書寫順序的習慣之前，請照著老師的要求結構順序來進行吧。
五．策略：
此項目為具體的敘述實施什麼樣的企劃。
提出「構想」將如何執行。本公司的產品或服務的優越性等等，慎重且有禮的讓客戶理解，說明所提案的計劃會帶給客戶多少利益等等
六．要件：
此項目為列舉實施「策略」時的必備硬體、軟體或是程式等組織、體制。
大多為繪製人員、組織的配置圖。
在「策略」中一起敘述也可以。
七．概略的行程：
此項目為敘述執行計劃需花費多少必要時間。善用甘特圖(Gantt chart)也可表明任務計劃在什麽時候進行，以及實際進展與計劃要求的相關任務的關連性等。
也會寫入在哪個時期實施會產生的效果。
由於進行提案時許多事項都尚未決定，只要客戶沒明確的指示，即使提出行程表也只是大概的形式。儘管如此還是應該預先設想客戶決算時期或是推出新服務系統最適合的時間，並提出概略的行程表。
八．預算：
敘述以「要件」為基礎所計算出來的預算、附加利益、營業經費的要求項目。
這裡提出的預算為實際的估價，因為將成為今後營業活動的指標，所以有必要與業務負責人員詳細周密地討論。在此階段提出的詳細預算中，若假設條件太多，可先當作概算來處理。不過雖然是概算，還是必須將預算提出，因為有時從客戶來的反應可看出他們心中的想法；如此一來，下次再交涉時將會更為容易。
九．(假想)課題：
在該項目中，應列舉計劃實施時會遇到的障礙事項，並敘述對應方法。
在對外的簡報會議中，若判斷可以不需列舉假想狀況時，也可以省略。但是在公司內部提案時，一定要列舉假想狀況，根據經驗，對公司內部提案，首先都要考慮到執行時的困難點或障礙等等。
十．結尾：
此項目為答謝客戶願意給予此提案的機會，以及記載此提案書的聯絡窗口等等。
這個部此存在的意義不大。僅能發揮總結的效果。因為這部份不會被細看，所以即使省略也 無妨。不過在最後附上自已的誠意及感謝，也可能使對方留下您體儀周到的印象，而心生好感。 但企劃案並不是只給負責委託的人看的，客戶的高層部門、經營者也有可能會閱讀，不可不慎。
每個案件的提案架構都不盡相同原因無外乎是報告的對象和企劃書的種類所牽引，但在企劃書的架構上卻是大同小異，因此為了要學習企劃書的撰寫方法，先從企劃書的製作檔案格式著手，似乎是個不錯的手段。
一份企劃書的撰寫，不只是將應說明的事項條列式的整理在紙張上即可，而是應該有系統、有架構的漸進式的陳述要表達的資訊，於是應該採用商業文書的方式來進來處理，因此就可以得到某一特定的模式，甚至是一些最基本的項目也都是顯而易見的，這就是我們要尋找的企劃書的架構了。
商業文書有別於一般的文章，是因為一般的文章書寫的計巧通常為「起」＞「承」＞「轉」＞「合」。但是商業文書則需要先「合」，再來是「起」，最後才是「承」；也就是一開始就要先寫出結論出來，這便是製作商業文書的不二法則。
再者，運用5W1H的原則在企劃書中，讓讀者在閱讀企劃書過程中，解答心中可能的各項疑問；所謂5W1H係指What(那是什麼)、When(何時)、Where(何地)、Who(誰)、Why(為什麼)、How(如何進行)的縮寫。這本來是用來撰寫新聞稿的基本方式，如今也成為了現在商業文書的製作基本要領。如果製作一份企劃書能謹記這兩點的要求，也就算是及格了。
以下就依據企劃書的架構，逐一的說明解釋其內容，提醒同學製作企劃書內容的方法：
一．前言：
此為包含企劃時的構想、提案主旨、在提案時的內容概要、提示結論的頁面等等
二．背景：
記述達成提案的背景(證據、資料、相關記事等等)的頁面。
運用圖解表示或附加上圖表，盡可能地蒐集理論性的、可說服對方的資料，達到幫助對方理解的效果。
在這裡還是希望能夠擁有客觀性的資料，快速製作提案書時，這裡也最可能成為瓶頸。平日就要蒐集和整理資料的習慣，儘早進行資料彙整，由於主題的關係而無法、或沒有時間蒐集到客觀的資訊時，也可將主觀的資料加以加工擷取，可做為「公司內部的調查」等等。
三．目的：
描繪採用此提案後的黃金印象。
繪圖或是圖表也很有效果。
小心謹慎的撰寫「前言」、「背景」、「目的」，若沒有經敘述和引言，讓讀者產生興趣，更糟的是內容的說明又毫無邏輯可言的話；很可以在讀者看還未完之前，就先遭到擱置和被否決的命運。因此即使接下的構想非常有趣，也會產生不被採用的可能性，應該在這幾個階段中做好確認的工作。
四．構想：
這個提案若以一句話來說明的話，會是什麼？以及說明如同文字一言以蔽之的概念為何的一頁。
在這個階段是提出創意、整個提案書的精神所在。以圖表示也很有效果，或是以樹狀圖、視覺設計表達皆可。總之使對方最容易理解的方法為優先。
「前言」、「背景」、「目的」、「構想」，上述的架構一般以邏輯性的內容來書寫。但是偶而也會有不同的，要根據情況來變通，而在這個階段產生偏離主題的想法，經判斷後可能會與原架構產生衝突，就必須將「前言」、「目的」、或「背景」的架構重新來書寫了。總之，在「構想」這部份很重要，所以請不要受前後關係所影響，應該寫出或做出更具創意和敏銳的想法出來。
此階段為書寫格式中的第四部份，可是我們在製作過程中也有許多例子是從「構想」開始思考。最初思考成為「構想」的「體裁」，然後再全體架構一起決定的話，後續就比較不會偏離，因此在各位讀者還沒有培養書寫順序的習慣之前，請照著老師的要求結構順序來進行吧。
五．策略：
此項目為具體的敘述實施什麼樣的企劃。
提出「構想」將如何執行。本公司的產品或服務的優越性等等，慎重且有禮的讓客戶理解，說明所提案的計劃會帶給客戶多少利益等等
六．要件：
此項目為列舉實施「策略」時的必備硬體、軟體或是程式等組織、體制。
大多為繪製人員、組織的配置圖。
在「策略」中一起敘述也可以。
七．概略的行程：
此項目為敘述執行計劃需花費多少必要時間。善用甘特圖(Gantt chart)也可表明任務計劃在什麽時候進行，以及實際進展與計劃要求的相關任務的關連性等。
也會寫入在哪個時期實施會產生的效果。
由於進行提案時許多事項都尚未決定，只要客戶沒明確的指示，即使提出行程表也只是大概的形式。儘管如此還是應該預先設想客戶決算時期或是推出新服務系統最適合的時間，並提出概略的行程表。
八．預算：
敘述以「要件」為基礎所計算出來的預算、附加利益、營業經費的要求項目。
這裡提出的預算為實際的估價，因為將成為今後營業活動的指標，所以有必要與業務負責人員詳細周密地討論。在此階段提出的詳細預算中，若假設條件太多，可先當作概算來處理。不過雖然是概算，還是必須將預算提出，因為有時從客戶來的反應可看出他們心中的想法；如此一來，下次再交涉時將會更為容易。
九．(假想)課題：
在該項目中，應列舉計劃實施時會遇到的障礙事項，並敘述對應方法。
在對外的簡報會議中，若判斷可以不需列舉假想狀況時，也可以省略。但是在公司內部提案時，一定要列舉假想狀況，根據經驗，對公司內部提案，首先都要考慮到執行時的困難點或障礙等等。
十．結尾：
此項目為答謝客戶願意給予此提案的機會，以及記載此提案書的聯絡窗口等等。
這個部此存在的意義不大。僅能發揮總結的效果。因為這部份不會被細看，所以即使省略也 無妨。不過在最後附上自已的誠意及感謝，也可能使對方留下您體儀周到的印象，而心生好感。 但企劃案並不是只給負責委託的人看的，客戶的高層部門、經營者也有可能會閱讀，不可不慎。
